Kalendář, kterému se dá věřit
Stavy vycházejí z toho, co se skutečně stalo: zápůjčka vzniká dokončením podpisu smlouvy na tabletu, končí zapsaným vrácením. Když termín uplyne a auto se nevrátí, pruh běží dál červeně až do dneška a nová rezervace na to auto se odmítne.
U každého vozu vidíte stav: PŮJČENO s řidičem a datem vrácení, ČEKÁ NA MYTÍ, PŘIPRAVENO s tím, kde jsou klíče a kde auto stojí.
Smlouva a protokoly
Smlouva se generuje z vaší šablony, zákazník ji podepíše na tabletu, podpis se vloží do PDF a odejde e-mailem. Protokol výdeje i vrácení má povinné fotky auta, tachometr a palivo, s poznámkou, kdo a kdy fotil. Poškození se zapisuje k vozidlu a ukazuje se u každé další zápůjčky.
Fakturace a flotily
Zápůjčka pro ARVAL nebo jinou flotilu má vlastní sazbu a nájemce v závorce. Faktura vzniká v AutAI a v noci se zapíše přímo do účetnictví CARIS jako nezaúčtovaný doklad, který účetní jen zaúčtuje. Zápůjčku jde napojit na zakázku, takže jméno řidiče je vidět i v ní.